Управление программными проектами: процессы, инструменты, методики

Planfix

• Язык интерфейса: русский, украинский, английский

• Отображение задач: список

• Мобильная версия: есть

• Общение с коллегами внутри сервиса: есть

• Кому подходит: среднему и крупному бизнесу

Planfix — это платформа для управления предприятием и командой, позиционируется как сервис для среднего и крупного бизнеса. Позволяет организовать совместную работу над проектами, планировать и вести задачи, просматривать отчеты и хранить документы, а также принимать и обрабатывать заявки и обращения от клиентов. Доступны десктопная версия и версии для смартфонов на iOS и Android.

В Planfix есть восемь разделов:

1. Планировщик. Здесь сводка по задачам и активностям, а также блок для ведения ежедневника.

2. Проекты. Информация о существующих проектах, управление ими и создание новых.

3. Задачи. Каждая задача привязана к определенному проекту. Можно создать новую задачу и назначить исполнителем другого сотрудника или себя, отслеживать задачи, в которых вы выступаете наблюдателем, посмотреть список входящих и исходящих задач. В задачу можно добавить подзадачи и чек-листы, прикрепить документ, установить напоминание. Для задачи устанавливаются дедлайны, а если она не выполняется вовремя, необходимо отправить запрос постановщику на перенос сроков. Чтобы задача получила статус «В работе», нужно нажать «Принять». Также задачу можно отклонить.

4. Действия. История действий в Planfix.

5. Документы. Здесь можно хранить файлы: руководства, регламенты, инструкции, полезные материалы и т. д.

6. Отчеты. В этой вкладке уже есть стандартные отчеты, например, «Все задачи, завершенные сотрудниками на этой неделе», «Как быстро сотрудники принимают задачи» и т. д. Можно создать пользовательский отчет, добавив в него нужные параметры.

7. Контакты. Сюда можно записать контакты отдельных сотрудников, подразделений компании, клиентов и т. д.

8. Компания. Здесь хранятся данные о сотрудниках, рабочих группах, структуре компаний, график отпусков работников.

Членам команды в Planfix можно назначать роли, давать доступ только к определенным опциям. Доступна кастомизация рабочего пространства — для каждого подразделения или сотрудника можно задать свою цветовую схему, структуру разделов и логотип. Есть интеграция с полезными сервисами, такими как Яндекс.Почта, Telegram, SendPulse, Google Calendar и т. д.

В Planfix также удобно хранить информацию о клиентах, фильтровать их, объединять в группы, словом, использовать как CRM-систему. Общаться с клиентами и сотрудниками можно прямо из интерфейса системы, кликнув на телефон или адрес электронной почты.

В сервисе доступно четыре тарифа:

1. Бесплатный. Предоставляет доступ ко всем основным функциям, позволяет приглашать в команду до пяти человек и создавать до 10 проектов.

2. Профессионал, €2 в месяц за пользователя. Можно добавить до 99 сотрудников, количество проектов не ограничено.

3. Бизнес, €3,5 в месяц за пользователя. Можно добавить до 255 сотрудников.

4. Корпорация, €5 в месяц за пользователя. Можно добавить до 1000 сотрудников.

Методы планирования.

В процессе планирования существует ряд требований, где неточности и несоблюдение всех условий планирования могут привести к неэффективной работе приложения для управления проектами.

Список основных возможностей систем при реализации планирования:

• Создание рабочей области проекта
• Описание WBS структуры
• Описание различных календарей выполнения работ
• Ввод и хранение данных по ресурсам
• Описание временных графиков и рабочих смет, графиков распределения ресурсов и стоимостных показателей
• Ввод и хранение важных проектных дат и вех
• Составление расписания работ проекта
• Ресурсное планирование
• Расчет бюджетов проектов
• Подсчет затраченного на работу времени (временные графики)
• Сбор информации о статусе работ и пересмотр календарных планов
• Ввод фактических затрат
• Подсчет стоимости выполнения работ

Дополнительно, многие пользователи могут проявить желание в использовании в самом продукте или в приложениях следующих возможностей:

• Определение областей риска
• Расчет показателей риска
• Расчет возможностей по смягчению риска
• Планирование критической цепочки риска
• Изменение действия контроля

Для оптимального выбора программного обеспечения, необходимо задуматься над вопросом какие данные необходимо вводить, считать или выводить с использованием данных возможностей? Может ли программное средство, которое Вы рассматриваете, справляться с этими данными, удовлетворяя требованиям бизнеса?

Помимо этого, необходимо оценить достаточными ли возможностями обладают программные алгоритмы, чтобы правильно и эффективно составлять календарные планы? Можете ли Вы повторять расчет и получать при этом верный результат? Можете ли вы не выходить за рамки определенных ограничений? Соответствует ли график планирования ресурсов графику выполнения работ? Правильным ли является расчет стоимости проекта с учетом объема работ? Эти вопросу являются очень существенными.

С одной стороны, почти во всех популярных продуктах используется традиционный метод критического пути и последовательный алгоритм распределения ресурсов. Однако каждый производитель разработал свои собственные возможности для этих двух основных моделей расчета, которые могут послужить выгодным дополнением к основным возможностям или, наоборот, ухудшить программный продукт.

Задачи и мероприятия

Планирование

Одним из наиболее распространенных типов инструментов программного обеспечения для управления проектами являются инструменты планирования . Инструменты планирования используются для упорядочивания работ по проекту и назначения им сроков и ресурсов. Детализация и сложность расписания, созданного инструментом планирования, могут значительно различаться в зависимости от используемой , предоставляемых и поддерживаемых методов планирования. Инструменты планирования могут включать поддержку:

• Множественные типы отношений зависимости между действиями.
• Назначение ресурсов и выравнивание
• Критический путь
• Оценка продолжительности деятельности и вероятностное моделирование
• Учет затрат на деятельность.

Предоставление информации

Можно ожидать, что программное обеспечение для планирования проекта предоставит информацию различным людям или заинтересованным сторонам и может использоваться для измерения и обоснования уровня усилий, необходимых для завершения проекта (ов). Типичные требования могут включать:

• Обзорная информация о том, сколько времени займет выполнение задач.
• Раннее предупреждение о любых рисках для проекта.
• Информация о загруженности, для планирования отпуска.
• Доказательство.
• Историческая информация о том, как продвигались проекты, и, в частности, как связаны фактические и запланированные показатели.
• Оптимальное использование доступного ресурса.
• Стоимость обслуживания.
• Сотрудничество с товарищами по команде и клиентами.
• Мгновенное общение с сотрудниками и клиентами.

Общие рекомендации по выбору лучшей программы

Чтобы понять подходит ли выбранное программное обеспечение для работы, рекомендуется поработать в бесплатной версии хотя бы месяц. Чтобы сузить список, можно ориентироваться на собственные приоритеты

Параметры, на которые нужно обратить внимание:

Канбан-доски.

Главная рабочая область программы. Поле должно хорошо «читаться», вмещать не только отдельные задачи, но и отображать полную картину продвижения проекта.

Список задач.

Самая простая, но важная функция любой программы. Каждый сотрудник должен иметь доступ к перечню своих заданий, быстро менять статус выполнения. Хорошая программа позволяет выставить приоритеты, передать сформированный список на мобильные устройства.

Отслеживание прогресса.

Очень важно чтобы проект был реализован в срок, и не вышел за рамки установленного бюджета. Желательно, чтобы выбранная программа автоматически «напоминала» о том, сколько дней остается до завершения, какое количество финансов затрачено

Формирование отчетов.

Чтобы оценить прогресс работы, необходимо хотя бы раз в неделю смотреть на общую картину. В зависимости от функционала выбранной программы, в один файл можно выгружать, как минимум, информацию о просроченных и выполненных задачах, затраченных ресурсах.

Можно сказать, что разные программы очень похожи друг на друга. Нужно найти именно ту, в которой будет комфортно работать.

Управлять проектами с помощью специально разработанных инструментов очень удобно. Для контроля мелких текущих задач достаточно бесплатного сервиса без большого количества функций. Но руководителям крупных компаний стоит оплатить ресурс с полноценной службой поддержки.

Что такое системы управления проектами и зачем они нужны

Системы управления проектами (СУП) — это программы и онлайн-сервисы, которые помогают планировать задачи, составлять расписания, распределять ресурсы, отслеживать эффективность работы каждого специалиста и всей команды. Раньше все СУП по набору функций разделяли на два типа: 

1. Системы календарного планирования и контроля (СКПК). Это отдельные программы, в которых можно ставить задачи для команды и конкретных специалистов, составлять календарные планы и графики, планировать расходы, формировать отчеты по мере достижения поставленных целей. Первые СКПК относили к системам начального уровня, однако в последние годы их возможности заметно расширились.
2. Профессиональные системы управления проектами. Это специальные комплексы, состоящие из утилит и модулей, предназначенных для решения разных, в том числе и специфических, задач. Например, с помощью инструментов ПСУП можно моделировать и анализировать риски, вычленять из команды специалистов, которые лучше справятся с поставленными задачами, определять сроки реализации проекта при разных финансовых вложениях.

На словах работа систем управления проектами представляется сложной и непонятной, но на деле все иначе. Продемонстрирую на примере. 

Как работают системы календарного планирования и контроля (СКПК)

Если вы работали в команде над масштабным проектом, то наверняка знаете о таком сервисе, как Trello. Он относится к облачным системам календарного планирования и контроля. Чтобы организовать работу в Trello, вам нужно создать доску, на которой будет визуализирован весь проект — от его этапов и конкретных задач до сроков реализации каждой задачи и специалистов, которые отвечают за их выполнение. Например, колонками разбивают весь проект на основные этапы, а конкретные задачи заносят в карточки, которые по мере решения перетаскивают из одной колонки в другую. 

Если над проектом работает команда специалистов, даете им доступ к этой доске в Trello — они будут видеть тот же интерфейс, что и вы. Подключившихся к доске пользователей можно прикреплять к карточкам (задачам). Чтобы члены команды не терялись в таком объеме информации, карточкам присваивают метки. Например, для разработчиков вы создаете метку одного цвета и крепите ее к карточкам, в которых изложены именно их задачи. По такому же принципу размечаете задачи для остальных специалистов. 

Если за выполнение одной задачи отвечает сразу несколько членов команды, то в настройках этой карточки вы указываете соответствующие метки и добавляете чек-лист. Когда специалист выполняет свою задачу, он отмечает соответствующий чекбокс в этом списке:

Чтобы контролировать сроки выполнения всех задач в проекте, для каждой карточки задаете дедлайны на календаре.

Статья в тему: Обзор лучших CRM

Как работают профессиональные системы управления проектами

По такому же принципу работают и в профессиональных системах управления проектами. Однако есть несколько нюансов. Чаще такие СУП представляют собой не облачные сервисы, а программы, которые поддерживают интеграцию с другим корпоративным ПО. А даже если и не поддерживают, то это можно исправить. 

В профессиональных СУП есть модули, в которых проектные менеджеры могут прогнозировать и моделировать риски, рассчитывать сроки реализации проекта при изменении ряда условий, задаваемых переменными. Например, определить вероятность сдачи проекта при сокращении бюджета на 30%, замене нескольких сотрудников или исключении ряда задач. 

Каждый специалист видит «свой» интерфейс СУП. На нем отображаются задачи, которые входят в круг его обязанностей, и общий прогресс работы над проектом. Сотрудник не отвлекается на то, что делать не должен, соответственно, экономит время и нервы, работает продуктивнее. Такой подход положительно сказывается на работе всей команды. 

Вы можете представлять на доске в Trello и других СПУ проекты любой сложности, но не стоит списывать со счетов тот самый человеческий фактор. У многих специалистов есть проблемы с дисциплиной и самоорганизацией. Они будут пропускать письма с уведомлениями о дедлайнах и появлением новых задач, которые входят в их круг обязанностей. Такие риски минимизирует проект-менеджер. Он не только вносит на доску новые задачи и контролирует выполнение уже имеющихся, но и постоянно взаимодействует со всеми специалистами лично. Только так можно добиться слаженной работы команды без срывов сроков и оправданий в стиле «Я не видел этой задачи», «Я не знал, что мне нужно было сделать макет еще вчера» и «Мне вообще никто ничего не говорил».

Это интересно: Как запустить проект в Интернете

5.Basecamp

Сервис для совместной работы над проектами, популярный во всем мире.

Устанавливается платно. Есть возможность тестировать программу бесплатно в течении первых 30 дней. Есть бесплатная версия для преподавателей и студентов.

Возможности Basecamp:

• Постановка задач и отслеживания их выполнения.
• Назначение исполнителей и ответственных лиц.
• Комментарии к задачам.
• Возможность прикреплять файлы.
• Составления плана достижения цели в виде графика.
• Обсуждение деталей проекта в чатах.

Плюсы:

• Относительная простота использования.
• Удобный календарь событий.
• Закрытые и открытые чаты.
• Возможность выставлять и отслеживать дедлайны.
• Продуманная мобильная версия.
• Хорошая интеграция с Google docs.

Минусы:

• Дорого для малого бизнеса.
• Нет возможности учитывать затраты в проекте.
• Нет личных чатов и чатов по задачам.

Asana

Система управления проектами, включающая в себя онлайн-сервис и мобильные приложения для Android и iOS. Позволяет создавать проекты, ставить задачи, назначать им сроки, приоритет (в чем-то похоже на оценку по матрице Эйзенхауэра) теги и ответственных, отслеживать прогресс.

Плюсы Asana

• возможность разделить сложный проект на сферы деятельности;
• доступна высокая степень детализации проектов;
• интуитивно понятный интерфейс;
• интеграция с Dropbox, Google Drive, Evernote и др.

Тарифы Asana

Бесплатный

• 15 пользователей;
• таски, доски, календарь.

Premium — $9.99 в месяц за пользователя

• Возможности бесплатного тарифа;
• до 100 пользователей;
• таймлайн;
• кастомизированные шаблоны и поля.

Asana подразумевает тарифы с индивидуальными настройками под специфику проекта и с брендированием. 

Критерии выбора сервиса

При беглом подсчете на отечественном и зарубежном рынке проектного менеджмента найдется более сотни систем управления проектами. Они отличаются ценой, набором инструментов, удобством интерфейса и другими параметрами. Выбрать лучший сервис или программу в таком разнообразии сложно, но реально. 

Цена

Первый параметр, на который стоит обратить внимание. Одни системы управления проектами распространяются бесплатно (полностью или с ограничениями), другие — только по лицензии

Стоимость лицензии может доходит до 800–1000$. Если вы не располагаете большим бюджетом, выбирайте бесплатные сервисы и программы. У них будет урезанный набор инструментов, но для реализации небольшого проекта его обычно хватает. Для сложных и масштабных продуктов лучше сразу подобрать платную профессиональную СУП. 

Удобство интерфейса. Интерфейс сервиса должен быть удобным и понятным для всех членов команды. В противном случае время, которое специалисты могли бы посвятить выполнению поставленных задач, уйдет на изучение интерфейса, возможностей сервиса. Это приведет к затягиванию сроков сдачи самого проекта. 

Набор инструментов. Создайте список инструментов, которые точно понадобятся вам в работе над проектом. Например, создание календарных планов, группировка задач с возможностью комментирования, фильтры по заданным параметрам, учет рабочего времени, моделирование рисков и аналитика, экспорт и импорт данных. Когда список будет готов, вам останется лишь ознакомиться с возможностями сервисов и выбрать тот, что максимально подходит под ваши задачи.

Удобство коммуникации

Крайне желательно, чтобы в системе управления проектами был удобный чат для всех сотрудников, это особенно важно при организации удалённой работы сотрудников. Если специалисты будут обсуждать задачи по почте, в соцсетях и мессенджерах, высок риск, что важная информация потеряется или же вообще не дойдет до адресата

Более того, вам, как проектному менеджеру, придется читать десятки переписок, сортировать данные и передавать их по цепочке дальше. На это уйдет огромное количество времени и сил.

Теперь, когда вы примерно поняли, как выбирать ПО, перейдем к самим сервисам и программам.

7.Битрикс24

CRM-система для управления продажами и клиентской базой.

Есть урезанная бесплатная версия и 3 платных тарифа, в зависимости от набора опций.

Возможности Битрикс24:

• Постановка задач и отслеживания их выполнения.
• Назначение исполнителей и ответственных лиц.
• Комментарии к задачам, прикрепление файлов.
• Чаты для сотрудников.
• Интеграция с виртуальной АТС, почтой, социальными сетями.
• Управления сделками.
• Конструктор сайтов.

Плюсы:

• Удобное мобильное приложение.
• Календарь событий.
• Настойка воронки продаж.
• Интеграция с другими сервисами.
• Удобный поиск и фильтры.

Минусы:

• Дорогая установка, обновление и обучение, если команда больше 12 человек.
• Нет возможности детальной настройки под свой бизнес.
• Если не нужно так много инструментов, отключить их всё равно нельзя, что осложняет работу всей системы.

Microsoft Project: надежный, проверенный, доступный инструмент

Один из самых доступных инструментов, пользоваться которым можно абсолютно бесплатно. Достаточно скачать пакет MS Office. В программе есть все необходимое для управления бизнес-проектами:

• диаграммы Ганта;
• возможность постановки задач и подзадач;
• готовые шаблоны.

С помощью Microsoft Project руководитель может распределять ресурсы, оценивать временные затраты, просчитывать критический путь, отслеживать контрольные точки.

Плюсы: не нужно тратить много времени на освоение системы, интерфейс интуитивно понятен всем, кто пользовался другими программами MS Office. Microsoft Project используют даже крупные корпорации с целью курирования масштабных проектов.

Минусы: интерфейс можно назвать устаревшим. Сервисом неудобно пользоваться с мобильных устройств.

Бесплатные программы

Мелкий бизнес, начиная работать на бесплатном софте с намерением впоследствии перейти на платный расширенный функционал, зачастую так и остаётся на бесплатных программах, поскольку их возможностей хватает для полноценного планирования и/или управления организацией и проектами.

• TeamLab. Онлайновое приложение с возможностью установки на своём сервере или использованием сервера TeamLab. Реализован русскоязычный интерфейс. Доступен функционал управления проектами, документами, почтой. Можно проводить совместную работу с помощью форумов, блогов, Wiki, чатов. В целом, здесь выстроена полноценная CRM-система с возможностью установки версии для мобильных устройств.
• Wunderlist. Утилита, предназначенная для командной работы, устанавливается на планшеты и телефоны и синхронизируется между ними для работы через браузер. Новые комментарии в обсуждении задачи приходят на емейл. Интуитивно понятный интерфейс позволяет пользователям включаться в работу практически сразу. Задачи в проекте разделяются на старые (выполненные выглядят, как перечёркнутые) и новые. Для каждой устанавливается срок и напоминание о нарушении срока, которое тоже приходит на «почту».
• Trello. Веб-приложение в котором пользователь может создавать проекты в виде панели задач, содержащей списки задач. Сами задачи представляют собой карточки, в которых указывается участники проекта, назначается дата окончания, добавляются контрольные списки и т. д. Файлы можно прикреплять к задаче простым перетягиванием их в соответствующее поле. Удобно, что на одном экране видна вся переписка между исполнителями, а сами карточки задач при переназначении задачи можно перекладывать из одного списка в другой. Веб-приложение совместимо с Android, Windows Phone 8, iPhone.
• GanttProject. Утилита предназначена для формирования информационных баз и ведения проектов. В случае необходимости с помощью неё легко разделить проект и переназначить исполнители и сроки. Статистика занятости сотрудников (с подсветкой соответствующего статуса занятости) позволит эффективно распределить нагрузку. Диаграммы Ганта, как основной (но не единственный) инструмент выстраиваются в дерево задач с установлением связи между ними. Файл проекта можно загрузить на FTP, что позволит открывать и редактировать его нескольким пользователям одновременно, но проблемы актуальности редактирования автоматизировано не решены. Поэтому утилита интересна, в первую очередь, для индивидуального использования.
• FreeMind. Специализированная кроссплатформенная программа для создания диаграмм и визуализации связей между элементами. Её основная задача – структурировать информацию о проекте и отражать её в виде наглядных представлений. Мультиязычный интерфейс включает русифицированную версию. Допускается импорт и экспорт в JPEG, TextXHTML, XML, HTML, OpenDocument, PNG форматы. В качестве особенности отмечают возможность шифрования как отдельных элементов проекта, так и сохранённого файла целиком.

Перечисленные бесплатные программы выпускаются под различными лицензиями, которые в той или иной мере ограничивают производителей в вариантах поиска новых решений.

Традиционное или гибкое управление проектами

Теперь давайте рассмотрим два общих подхода к управлению проектами. Мы также рассмотрим, как определить, какой метод имеет смысл для вашего проекта. Ранее мы говорили о пяти основных группах процесса управления проектами. Когда каждый этап идет один за другим, это называется традиционным управлением проектами или водопадным подходом.

Водопадная модель работает хорошо, когда цель и решения проекта четко определены, а объем и результаты известны. Поскольку вы понимаете, что необходимо делать, вы можете проходить через каждую группу процесса управления проектами от начала и до конца. Чем больше вы знаете о проекте, тем лучше работает водопадный подход.

Простые проекты с небольшой неопределенностью являются хорошими кандидатами, потому что вы знаете, что нужно сделать, и как решать возникающие проблемы. Благодаря знакомым технологиям ваша команда может быть продуктивной, потому что они знают потенциальные проблемы и как их обойти.

Сегодня со многими проектами вы не знаете, как выглядит то или иное решение, поэтому вам нужно разбираться с этим по ходу проекта. Итеративное и гибкое (Agile) управление проектами проходит через повторения (циклы) для регулярного предоставления частичных и качественных решений.

При таком подходе заказчик получает выгоду от проекта раньше. В итеративных и гибких проектах заказчик должен быть более вовлечен, чем в традиционные проекты. Проектные команды, как правило, меньше, опытнее и способны работать без особого надзора.

Во время инициации и планирования вы определяете общую цель проекта и строите общий план для достижения этой цели. С помощью итеративного и гибкого управления проектами вы разрабатываете подробные планы для каждого отдельного цикла. Выполнение проще, потому что вы работаете над каждым циклом по очереди.

Кроме того, небольшие, автономные команды высококвалифицированных сотрудников быстрее взаимодействуют с нужными людьми. В итеративных и гибких проектах вы также будете более внимательно следить за проектом и контролировать его.

Наконец, каждый цикл имеет собственный процесс закрытия, который отображает результат, возложенный на него. Здесь вы определите, имеет ли смысл традиционный или гибкий подход во время инициации проекта.

16.ПланФикс

CRM-система для управления продажами и клиентской базой.

Есть платный и бесплатный тарифы, также есть бесплатный пробный период использования 30 дней.

Возможности ПланФикс:

• Возможность ставить задачи и отслеживать их выполнение.
• Назначение исполнителей.
• Комментарии к задачам, прикрепление файлов.
• Планирование ресурсов и стоимости по проектам.
• Создание отчетов по проектам.
• Интеграция с веб-АТС, почтовыми и другими сервисами.
• Создание клиентской базы.
• Управления сделками.

Плюсы:

• Есть мобильное приложение.
• Рабочее пространство можно настроить под отдельную специальность.
• Диаграмма Гантта.
• Можно настроить воронку продаж.
• Возможность выставлять счета.
• Есть шаблоны задач.

Минусы:

• Интерфейс красивый на первый взгляд, но новичку трудно разобраться в деталях работы.
• Нет шаблонов проектов под разные сферы бизнеса.

Классификация проектов

Модель и параметры процесса производства ПО в значительной мере зависит от типа проекта. У каждой команды есть свои заказчики, с которыми сложились те или иные отношения.

«Свой» заказчик

Ситуация, при которой команда разработчиков в течение длительного времени обслуживает единственного заказчика. Как правило, подобный вариант характеризуется великолепными отношениями между заказчиком и разработчиками. Зачастую такие команды располагаются на территории заказчика. Основные характеристики этого типа проекта:

• доступность заказчика в любое время;
• устойчивое представление о нуждах и потребностях заказчика, сформировавшееся за годы сотрудничества;
• достаточно низкие требования к качеству программного обеспечения;
• постоянное сопровождение своих продуктов, их доработка и совершенствование;
• устойчивые финансовые взаимоотношения между заказчиком и разработчиками;
• долгосрочные планы по сотрудничеству.

Продукт под заказ

Ситуация, при которой команда разработчиков находит стороннего заказчика и договаривается с ним о разработке программного продукта, призванного решить те или иные проблемы заказчика. Основные характеристики такого типа проекта:

• доступность заказчика можно охарактеризовать как «периодическую»;
• представление о нуждах и потребностях заказчика формируется на базе произведенного обследования;
• заранее оговоренные требования к программному обеспечению, согласно которым производится приемка готового продукта;
• разработчик в течение заранее оговоренного периода времени поддерживает поставленный продукт;
• финансовые отношения оформляются в виде разового контракта;
• планы по дальнейшему сотрудничеству в значительной мере зависят от качества и устойчивости продукта, который разработчик поставил заказчику.

Тиражируемый продукт

Ситуация, при которой команда разработчиков либо вообще не имеет конкретных заказчиков («коробочный продукт»), либо довольно значительное количество заказчиков на один и тот же продукт. Основные характеристики такого типа проекта:

• конкретного заказчика, формирующего требования к продукту, не существует;
• представление о нуждах и потребностях настоящих и потенциальных пользователей формируются на основе анализа рынка и контактах с типовыми представителями пользователей. Обратная связь с пользователями продукта осуществляется в основном посредством электронной почты;
• качество программного обеспечения контролируется только внутренним отделом качества + обратная связь с пользователями. Широко используется бета-тестирование;
• разработчик в течение заранее оговоренного периода времени поддерживает поставленный продукт;
• финансовые отношения существуют в виде фиксированной цены на продукт;
• планы по развитию продукта формируются на основе анализа рынка.

Аутсорсинг

Наиболее молодая модель производства программного обеспечения. Появилась на почве высокой квалификации и дешевизны труда российских программистов по сравнению с их западными коллегами. Суть такой модели состоит в том, что между западной фирмой по производству программного обеспечения и российской фирмой заключается договор о субподряде. Основные характеристики такого типа проекта:

• разработчик не контактирует с конечным потребителем своей продукции. Вся информация получается в виде технического задания от западной стороны;
• представление о нуждах и потребностях заказчика формируются только на основе информации, представленной западной стороной;
• западная сторона предоставляет свои требования к процессу производства программного обеспечения и его качеству;
• поддержку продукта, как правило, осуществляет западная сторона;
• финансовые отношения существуют в виде индивидуальных контрактов между членами команды разработчика и западным заказчиком. Вариантом является заключение договора между западным заказчиком и юридическим лицом, действующим от имени команды разработчиков.

14.Аctive Сollab

Онлайн-сервис для совместной работы над проектами.

Устанавливается платно. Есть возможность тестировать программу бесплатно в течении первых 30 дней.

Возможности Аctive Сollab:

• Возможность ставить задачи и отслеживать их выполнение.
• Назначение исполнителей и ответственных лиц.
• Комментарии к задачам, прикрепление файлов.
• Планирование ресурсов и стоимости по проектам.
• Вывод отчетов по проектам.

Плюсы:

• Календарь с напоминаниями.
• Возможность выставлять и отслеживать дедлайны.
• Интеграция с другими сервисами.
• Возможность совместного редактирования файлов.
• Возможность выставлять счета.
• Удобный поиск и фильтры.
• Возможность анализировать профили сотрудников.

Минусы:

• Нет шаблонов проектов.
• Только английский интерфейс.
• Нет диаграммы Гантта.
• Дорогая платная версия.

Asana

• Создать сколько угодно проектов с высоким уровнем декомпозиции на основе шаблонов.

• Организовать работу над проектами: создать доски, поставить задачи, назначить исполнителей.

• Классифицировать задачи при помощи тегов.

• Начать общение в карточках задач и общей новостной ленте.

• Настроить для себя личный планировщик: сортировать задачи по сроку их выполнения, делать приватные задачи.

За что точно придется платить:

• Отчеты. Вы не сможете посмотреть отчет даже про проектам или исполнителям.

• Контроль выполнения задач, просмотр незавершенных и просроченных. Придется верить людям на слово, что все задачи выполняются в срок.

• Возможность следить за новыми задачами, обновлениями и статусами важных проектов.

• Визуализация процессов и создание связей между задачами. «Timeline» недоступен.

• Работа с задачами, которые вы создали и поручили коллегам. Их даже нельзя вывести отдельно.

• Работа с формами.

Без отчетов, форм, визуализации процессов, чужих задач, списка обновлений и контроля сроков работать в системе управления практически невозможно. Asana хочет, чтобы вы стали платящим клиентом, и потому забирает у вас половину функций. Бесплатная версия нужна только для знакомства – «подглядеть», что происходит внутри.

Типы программ для планирования и управления проектами

Существует множество критериев, по которым управленческие программы можно разделить по группам

Однако, в первую очередь, пользователи при выборе обращают внимание на следующие:

• Платная или бесплатная программа (вариант: абонентская оплата за использование сервиса).
• Онлайн или оффлайн система.
• Однопользовательская или многопользовательская версия.

Все представленные на рынке управления проектами программы можно разделить на платные, бесплатные и предоставляемые пользователям за определённую (как правило, ежемесячную) абонентскую плату. Почти монопольный лидер среди платных программ с долей рынка в 80% – продукт от Microsoft – Ms Project. Значительная часть бесплатных продуктов при создании ориентировались на него вплоть до использования интерфейсных решений Ms Project и способа организации работ и ресурсов (например, Open Proj).

Как правило, такие программные продукты имеют совместимость с Ms Project (на уровне возможности импортировать и/или экспортировать файлы). Многие распространяются с открытым исходным кодом и правом внесения индивидуальных пользовательских изменений. Часть этого же софта может быть представлена сразу в двух вариантах – бесплатном (с ограниченным функционалом) и платном (с расширенным и/или многопользовательским функционалом).

Подключение к сервису происходит через браузер. Поставщик программного обеспечения управляет им самостоятельно, предоставляя клиентами право за абонентскую плату (или бесплатно) получать доступ с клиентских устройств к функциям сервиса. Это экономит деньги организаторов проекта, которые иначе нужно было бы потратить на покупку программы и аппаратных средств. Кроме этого, аренда услуги позволяет произвольно отказываться от неё и снова подключаться только при возникновении необходимости.

Значительная часть управленческих программ ориентирована не столько на планирование задач, времени, ресурсов и занятости сотрудников, сколько на организацию совместной деятельности участников и способ своевременного привлечения всех исполнителей задачи. В такие программы, часто встраивается форумы, чаты, обязательно прописывается система оповещений об изменениях по емейл. Данный тип онлайн систем всегда многопользовательский, а стоимость предоставления доступа к услуге, как правило, зависит от количества вовлечённых аккаунтов. Примером данного софта может служить веб-приложение Trello, коллективный органайзер Wunderlist и другие.